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一、采购员职责
  采购员的任务是确保生产施工所需的物品及材料（以下简称物料），在必要的时候，按照要求的数量，以适当的质量、合理的价格进场，从而保证正常的生产施工进度，使资源充分利用，不会因为采购不力造成人力物力资源的浪费，影响生产施工进度等事件的发生。

  要达到以上任务，采购员必须明了自己的职责，主要有以下几个部分：采购需求与方式的确定、供应商选择与管理、采购价格控制、采购合同与订单管理、采购质量控制、交货期管理等。

二、采购业务实施流程
  采购活动是采购员的主要工作内容，但往往有许多新上任的采购员由于对采购流程不熟悉，因而对采购工作无从下手，或进行采购活动时错漏百出，甚至给公司造成无法挽回的损失。因此，采购员在进行采购活动之前，对采购流程进行熟悉和了解是十分必要的。

以苗木采购为例，大致的采购流程如下：

（一）收集信息
    1. 充分了解需求苗木的名称、规格、属性、品质等方面的资料。

    2. 调查市场行情。

    3. 收集有关供应商的资料。

    4. 收集有关替代品的资料。

（二）询价
    1. 选择询价供应商。

    2. 询问价格、质量、装车、税点等信息。

    3. 整理报价资料。

（三）考察、谈价
    1. 考虑影响苗木价格的因素，估算运费、税点等；经成本分析后，设定议价目标。

    2. 前往考察，关注供应商基地或苗圃位置及规模，数量、质量，供应商资质、专业水平等；了解附近市场价格。

    3. 决定采购条件（向供应商详细说明我司发展状况，需求苗木品名、规格、质量要求、数量、验收标准、项目地址、进场时间、付款方式等）。

    4. 再次明确我司验收标准、付款条件，与供应商谈定合作意向，确定报价。

（四）供应商评估
    1. 同规格苗木应有几家供应商同时进行询价、谈价。

    2. 是否为实力较强的供应商。

    3. 是否为信誉良好的供应商。

    4. 供应商能否按要求及时供货，并确保质量。

（五）报价、开标及中标
    1. 采购员对苗木计划分单中的苗木在规定时间内提交报价。

    2. 报价完成后，采购负责人组织开标，以性价比高为原则确认中标人员。

    3. 中标采购员确认装车及配送情况；提交定标表及采购合同。

（六）进场验收
    1. 苗木到达进场条件时，由现场工程人员提前通知采购员安排进场。

    2. 采购员及时通知供应商起苗配送；如有问题，及时与供应商及现场沟通。

    3.提交苗木验收单，作为现场工程人员验收依据；如发生打折退货情形，明确责任，与供应商及工程人员沟通解决。

（七）对账与付款
    1. 以月为单位，与供应商核对上月进场苗木信息。

    2. 核对各种手续是否完备。

    3. 通知并跟踪供应商开发票情况。

    4. 付款进度跟踪。
  随着市场经济的发展、技术的进步、竞争的日益激烈，采购已由单纯的商品买卖发展成为一种职能、一门专业，一种可为企业节省成本、增加利润、获取服务的资源。采购也不是一件轻松的工作，需要较高的专业技能和谈判技巧。

  采购需要关注的不仅包括价格问题，更多的是品质水平、品质保证能力、产品的售后服务、综合实力等。

  有些东西看起来买得很便宜，但需要经常维修、经常不能正常使用；有些苗木看起来很便宜，但有病虫害，树形较差，如果用到现场，效果及成活率大打折扣，导致苗木死亡甚至更换，那反倒大幅增加了公司成本。

  因此，作为一名采购员，应具备以下基本能力：

一、成本意识与价值分析能力
  采购支出是构成公司成本的主要部分，因此采购员必须具有成本意识，会精打细算，锱铢必较，不可大手大脚；另外采购员必须具有“成本效益”的观念，所谓“一分钱一分货”，不可花冤枉钱，买品质不好或者不堪使用的材料，并能随时进行性价比分析。

二、预测能力
  在动态的经济环境下，物料（如苗木）的采购价格与供应数量经常会调整变动，采购员应能及时关注到市场行情的波动，推断出采购成本将受到的影响程度。总之，采购员必须扩充见闻，具备“察言观色”的能力，才能预测未来的供应趋势。

三、表达能力
  采购员无论是用语言、文字还是图片与供应商沟通，必须能正确、清晰地表达所想采购材料的各种条件，例如苗木的品种、规格、质量、场地条件、交货期限、付款方式等，避免语义含混，滋生误解。尤其是采购任务较重时，采购员必须长话短说，言简意赅，以免浪费时间。而以“晓之以理、动之以情”来获取优惠的采购条件，更加是采购员必须锻炼的表达技巧。

四、沟通协调能力
    采购业务牵涉范围广，相关部门多，为使采购业务顺利进行，获得良好的工作业绩，除了采购员的努力外，还需要公司内部各有关部门的密切配合。

  因此，采购员必须具备良好的人际关系与协调能力，以期获得有关部门的合作，圆满完成任务。

五、信息能力
  很多公司常常因为对市场情况了解不够，导致采购业务处理不好，导致各职能部门之间出现以下相互责难的现象：

1. 为什么不能在价低的时候采购？

2. 所买的物料为何品质比别人差，但价格却比别人贵？

3. 供应商的产品品质差，信誉度不好，为什么还选择他们？

以上种种对采购部门的指责，实际上是缺乏市场信息、缺乏部门间沟通所致。为有效获取采购方面的信息，采购信息人员应符合以下基本要求:

1. 对于材料价格的取得，要懂得利用价值分析、成本分析与统计分析等技术。

2. 对于供应商信息的取得，要懂得咨询的调查方法和技巧。

3. 对于主要物料信息的取得，要懂得生产技术和生产流程。

4. 对于市场行情的取得，要懂得运输、保险、包装等知识。

六、团结协作能力
  表面上看，采购工作似乎是单独作业，实际上，采购过程是一个与人协作的过程。

  一方面，采购员要与企业内部各部门打交道，如与财务部门打交道来解决采购资金、报销等问题；与验收部门沟通来解决采购交货期及采购质量问题等。

  另一方面，采购员要与供应商打交道，如询价、谈判等。

  采购员必须与同事和谐共处，彼此合作，互相支持，采购工作才可无往不利。身为采购员，凡事以企业大局为重，待人处事，尤须注重团队的合作，并以企业的利益为前提。

七、自控能力
  采购员所处理的订单与钞票并无太大差异，因此难免“唯利是图”的供应商所包围。所以采购员一定要有自控能力，正确处理好与供应商之间的关系。

      1. 当与供应商进行谈判时，必须将所有的价格、条款、条件和协议建立在恰当的业 务谈判之上。

    2. 在采购过程中，不能对任何人表现出喜好和偏好。

    3. 不能给任何人施以恩惠，也不能接受任何恩惠。

    4. 不论从道德主义上还是从法律意义上来说，接受回扣都是一种犯罪，这是在企业中自毁前程的快方式。

    5. 采购中接受个人的礼物、免费服务和折扣都是错误的，不管是给你还是给你家庭中的任何人。旅游、娱乐或者任何形式的特殊考虑都是如此，不管你是否请求了这些恩惠。

    6. 必须拒绝恩惠，并返还礼物。要做到愉快而且圆滑，但是态度一定要坚决。
一、产品知识
  无论采购哪一种物料，都必须对其有基本的认识。一个学材料并从事多年材料采购的人员因工作需要而转向园林绿化采购，尽管他从事采购多年，但他仍会感到力不从心，如果他想尽快适应新角色，就必须及时补充有关园林绿化方面的知识。补充的途径很多，如自学，参加相关专业培训班，向公司的工程人员、苗木基地的人员学习等。

二、专业知识
  采购员对其经办的产品（如苗木），若能了解苗木生长习性、产地信息、质量标准、价格波动规律、装车信息等，将有助于供应商的沟通，并避免吃亏上当。有了专业知识，采购员就更能主动开发新来源或替代品，有助于降低采购成本。

  除此之外，采购员需要了解购买的物品，了解产品的原理、质量要求，了解市场行情、价格走势，了解供应商的实力、供应商报价的合理性，并实地考察供应保证能力；同时，采购员需要具备极强的谈判能力与计划能力，有能力在保证供应的同时保证价格和品质标准。

  总的来说，专业的采购员需要掌握至少一门符合企业实际需要的采购方面的专业知识。同时，他需要有能力及时了解周边甚至远方市场的变化和供应商的表现。因此采购员的语言表达能力和沟通能力、计算机网络知识也很重要。

三、财务知识
（一）单价的构成
  采购员对于采购物料单价的构成应有所了解。单价的构成一般包括原材料成本、人工、固定资产折旧、模具费用的分摊、票据所纳税点数、合理的利润等。而对苗木而言，单价的构成一般包括裸树价、挖工、吊卸转运费用、遮阳保护材料费用、检疫证、运费费用及风险、利润等。

（二）成本分析
  成本分析就是对供应商所提供的成本，逐项进行审查与评估，以求证成本的合理性与适当性。

（三）常见的几种税
1. 增值税（属于流转税，归国家税务局管理）

  增值税是对销售、进口、委托加工商品的单位和个人就其增值部分征收的一种税，其计算方法是采用销项税额与进项税额相抵的方式。计算公式为：
增值税的税率有17%、13%、6%、4%几种。

（1）进项抵扣的税率。

主要有：

①17%的税率适用于大多数商品的销售。

②13%的税率适用于下列商品：粮食、水、气、食用植物油、图书、杂志、饲肥和农业产品等。

另外有几种情况一定要注意：

①农产品初级收购可凭收购凭证抵扣10%。

②运费凭正规运输发票可以抵扣7%。

③水费可抵扣6%。

④电费可抵扣17%。

⑤办公用品可抵扣17%。

⑥空调油耗、汽油等可抵扣17%。

⑦其他耗材，如广告耗材、低值易耗品等可抵扣17%。

所以，一定要注意，对上述发生业务尽量收增值税专用发票，以节约费用。

（2）不能抵扣的进项税额：

以下业务的进项税额是不能抵扣的：

①购入固定资产。

②购入商品用于直接消费的，即便开的增值税发票，也不能抵扣。

2.营业税（属于流转税，归地方税务局管理）

3.附加税（包括城市维护建设税和教育费附加）

  主要是企业为了支援地区城市建设和教育而开立的，纳税金额是在增值税和营业税等主税基础上按比例提取的。附加税归地方税务局管理。

四、采购所碰到的票据
  采购所碰到的票据有收据、普通国税发票、4%增值税专用发票、6%增值税专用发票、17%增值税专用发票（4%增值税专用发票与6%增值税专用发票都是代开的，只有具有一般纳税人资格的企业才能开出17%增值税专用发票，这对可以抵扣进项税的企业来讲意味着纯利）。所以，采购方要求对方开具票据时一定要考虑到这一点。

（一）财务付款方式
  财务支付应付货款时，通常采用的方式有：现金、转账支票、电汇、商业承兑汇票、信用证等。

  付款方式不同，对采购价格也有影响，所以，采购员对于这些方式的运用要求及注意事项都应有所了解。

（二）报销单填写
  采购员常常需要填写报销单，一定要学会正确填写。应当按照报销单上面的要求认真填写以下内容：票据张数、大小写金额、经办人姓名；负责人的签字；特殊情况的情况说明。填好的报销单如果金额有错，不可以涂改，应重新填写。

采购员的报销单必须具备以下条件：

1. 填写报销单日期；

2. 填写报销部门/个人；

3. 经办人员的签名；

4. 经济业务内容、数量、单价和金额；

5. 从外单位取得的发票，必须是税务局监制的正规发票，必须盖有外单位的公章；

6. 发票的购货人或客户应写明本单位名字（不带任何后缀）；

7. 发票应按类别按序粘贴。
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